Apesar da exigência em validação de sistemas estar em vigor no Brasil desde 2010, esse ainda é um assunto que gera muitas dúvidas.
A validação de planilhas é uma etapa essencial para garantir a integridade, confiabilidade e precisão dos dados gerados e utilizados em processos regulatórios. Planilhas eletrônicas são amplamente usadas em diversas atividades, como cálculos de fórmulas, monitoramento de dados, controle de qualidade, entre outras. Para que uma planilha seja validada, é necessário seguir alguns passos fundamentais, que incluem a definição clara dos requisitos do usuário, a avaliação crítica das funcionalidades desenvolvidas e a verificação da exatidão dos cálculos, segurança dos dados, e a documentação abrangente de todo o processo de validação.
Primeiramente, os requisitos do usuário devem ser definidos com precisão, incluindo todas as funções esperadas da planilha. Esse documento será utilizado como base para análise de riscos, e é nessa atividade multidisciplinar que será avaliado o impacto das funcionalidades no processo.
Cada função e cálculo inserido na planilha precisa ser rigorosamente documentado e testado para garantir que produza resultados corretos e confiáveis. O documento de Configuração do Desenho e do Sistema precisa trazer todas as fórmulas, macros, condicionais e demais configurações/customizações, ou seja, automatismo que foram desenvolvidos para que essa planilha opere conforme requerido no documento do usuário. Esse documento é base para os testes de desafio.
A segurança dos dados deve ser garantida, implementando controles de acesso adequados para evitar alterações não autorizadas nos dados e fórmulas, assim como, o bloqueio das células que contém fórmulas, por exemplo.
Outro aspecto importante é a geração da trilha de auditoria que registre todas as alterações feitas na planilha, permitindo assim rastrear qualquer modificação.
Assim como todo sistema computadorizado, as planilhas precisam fazer parte do processo de backup, pois armazena dados críticos requeridos em um evento de inspeção.
Ainda como processo de suporte às planilhas, não podemos esquecer dos procedimentos, para que a planilha validada seja mantida em seu status de validada e corretamente utilizada pela área no qual será inserida.
A documentação completa de todo o processo de validação deve estar disponível, desde a concepção da planilha até os testes realizados, incluindo os resultados obtidos e as ações corretivas realizadas, se necessário.
Para que uma planilha possa ser validada, a mesma precisa ser desenhada com os requisitos citados acima, pois só assim garantimos a segurança dos dados que estão sendo gerados por essa planilha.
